Ak chcete vedieť, ako odstrániť pracovný priestor v Asane, krátka odpoveď je - nemôžete. Keďže zahŕňa viac ako jedného používateľa, platforma vám neumožňuje úplne ho odstrániť. Existujú však spôsoby, ako to obísť.
V tomto článku vysvetlíme, ako deaktivovať pracovný priestor v Asane bez jeho odstránenia.
Ako vytvoriť nový pracovný priestor v Asane?
Čo je to vlastne pracovný priestor? Pri koordinácii skupinového projektu je najlepšie vytvoriť zdieľaný priestor na ukladanie dokumentov a výmenu súborov. Tento priestor sa nazýva pracovný priestor.
Na Asane je skvelé, že na spoluprácu s ľuďmi nepotrebujete spoločnú e-mailovú doménu. Každý účastník môže na prístup použiť svoj osobný e-mail. Môžete sa tiež stať súčasťou viacerých organizácií pomocou jedného účtu. Kvôli zásadám ochrany osobných údajov však môžete navštíviť iba tých, ktorým patríte.
Ostatní členovia zase neuvidia váš pracovný priestor, pokiaľ im nepošlete pozvánku. Tu je postup, ako vytvoriť nový pracovný priestor v Asane:
- Ak chcete otvoriť „Nastavenia môjho profilu“, kliknite na svoj profilový obrázok.
- Otvorte kartu „Viac“.
- Vyberte možnosť „Vytvoriť nový pracovný priestor“.
Po dokončení môžete začať pozývať spolupracovníkov, aby sa k vám pripojili.
Po dokončení projektu už tento konkrétny pracovný priestor pravdepodobne nebudete používať. V skutočnosti ho však nemôžete z Asany odstrániť. Namiesto toho musíte vykonať určité kroky na jeho deaktiváciu. Postup:
- Odstráňte všetky úlohy v pracovnom priestore. Môžete to urobiť tak, že úlohy nájdete na hlavnom paneli a použijete klávesovú skratku Tab + Backspace. Môžete tiež otvoriť pravý panel a kliknúť na „Odstrániť úlohu“.
- Vymazanie projektov. Otvorte rozbaľovaciu ponuku kliknutím na malú ikonu šípky vedľa názvu. Vyberte „Odstrániť projekt“.
- Odstráňte všetkých členov tímu. Prejdite do Nastavenia tímu > Členovia. Vyberte všetkých členov okrem vás. Kliknite na „Odstrániť“.
Po vymazaní všetkých údajov môžete teraz opustiť pracovný priestor. Tu je postup:
- Otvorte svoj profil a kliknite na svoju fotografiu.
- Prejdite na „Viac“.
- Vyberte možnosť „Odstrániť ma z tohto pracovného priestoru“.
Keďže už neexistujú žiadni členovia ani súbory, pracovný priestor je v poriadku, ako keby bol odstránený.
Ako obmedziť prístup k členom v Asane?
Pomocou Správcovskej konzoly môžete usporiadať celý priestor. Ako tvorca budete prvý, kto pošle pozvánky ostatným členom. Postup:
- Otvorte kartu Členovia.
- Nájdite tlačidlo „Pozvať členov“ a kliknite naň.
- Zadajte e-mailovú adresu svojho spolupracovníka.
- Z rozbaľovacej ponuky vyberte projekt, ktorý s nimi chcete zdieľať.
- Kliknite na „Odoslať“.
V prípade, že ste náhodou poslali pozvánku nesprávnej osobe, nie je to nezvratné. Pozvanie môžete zrušiť takto:
- Otvorte „Člen“.
- Nájdite pozvánku, ktorú chcete odvolať.
- Kliknite na tri malé bodky vedľa e-mailovej adresy.
- Kliknite na „Zrušiť pozvánku“.
Správcovská konzola vám tiež umožňuje určiť, ktorí ľudia majú prístup ku ktorým projektom alebo úlohám. Na základe úrovne vôle existujú dva typy členov. Členovia pracovného priestoru majú neobmedzený prístup a môžu posielať pozvánky, prispôsobiť pracovný priestor a ďalšie.
Keď z niekoho urobíte člena s obmedzeným prístupom, umožníte mu vytvárať a upravovať projekty a pozývať ďalších členov s obmedzeným prístupom. Nemôžu však vykonávať žiadne zmeny v pracovnom priestore ani prepínať členstvá iných ľudí. Tu je postup, ako obmedziť prístup pre členov v Asane:
- Pomocou Správcovskej konzoly otvorte kartu Členovia.
- Nájdite osobu, ktorej členstvo chcete konvertovať.
- Kliknite na tri malé bodky na pravej strane.
- Vyberte „Člen s obmedzeným prístupom“.
Členovia a správcovia pracovného priestoru môžu tiež odstraňovať ľudí z pracovného priestoru, zatiaľ čo členovia s obmedzeným prístupom nie. Je to užitočné v prípade, že ste do projektu náhodou pridali nesprávnu osobu. Postup:
- Prejdite do Nastavenia tímu > Členovia.
- Nájdite meno osoby v zozname členov.
- Vyberte „Odstrániť“.
Ako importovať úlohy do ásany?
Existuje niekoľko nástrojov na riadenie práce, ktoré vám pomôžu preniesť vaše pracovné zaťaženie do Asany. Môžete presunúť akékoľvek údaje z tabuľkových programov, ako sú Excel a Smartsheet.
Ak sa chcete naučiť importovať úlohy do Asany, musíte si najprv stiahnuť CVS Importer. Budete môcť importovať názov a popis úlohy, ale aj termín a dátum začiatku, spolupracovníkov, vlastné polia a ďalšie.
Tu je postup, ako importovať úlohy do Asany pomocou importéra CVS:
- Prihláste sa do svojho účtu Asana.
- Nájdite tlačidlo + na paneli ponuky vyššie. Kliknutím spustíte nový projekt.
- V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Pridať úlohu cez“ a potom kliknite na „CSV“.
- Pomocou myši presuňte súbor do importéra.
- V závislosti od toho, či má tabuľka riadok hlavičky, kliknite na „Použiť prvý riadok ako názvy stĺpcov“.
- Vyplňte informácie v okne „Stĺpce mapy“.
- Kliknutím na tlačidlo v ľavom dolnom rohu spustíte import.
Pred importovaním úlohy môžete vykonať určité zmeny formátovania údajov. Ak svoju tabuľku namapujete na Asana, všetko pobeží hladšie. Tu je niekoľko tipov, ako pomenovať stĺpce, aby sa automaticky mapovali v Asane:
- K jednotlivým úlohám môžete pridať príjemcu. Na úspešné zmapovanie použite ich e-mailovú adresu.
- Oddeľte dátum začiatku a dátum splatnosti do dvoch stĺpcov. Ak ich chcete sledovať v Asane, musíte použiť formát mesiac/deň/rok.
- Vytvorte podrobné vlastné polia, ak vlastníte Asana Premium. Použite sekcie na určenie svojich priorít.
- Nastavte míľniky, ktoré vám pomôžu sledovať vývoj projektu.
Ako zrušiť ásanu?
Ak ste prešli na iného projektového manažéra, svoje predplatné Asana môžete kedykoľvek zrušiť. Platí to pre bezplatných používateľov aj pre vlastníkov fakturácie. Vlastníci fakturácie si tiež ponechajú prístup ku všetkým zakúpeným funkciám až do dátumu obnovenia. Po zrušení predplatného už nebudete môcť používať žiadny nástroj.
Ako vlastník fakturácie môžete kedykoľvek zrušiť aj jednotlivé platené programy. Tu je napríklad postup, ako zrušiť prémiový pracovný priestor:
- Otvorte Správcovskú konzolu.
- Prejdite na kartu Fakturácia.
- Kliknite na „Upraviť plán“.
- Vyberte možnosť zrušiť.
Na karte Fakturácia môžete vo svojom odbere vykonávať rôzne zmeny. Okrem prechodu na nový platený program môžete vlastníctvo previesť aj na iného člena. Pamätajte, že vlastníkmi fakturácie môžu byť iba členovia pracovného priestoru. Členovia s obmedzeným prístupom nemajú povolené ovplyvňovať platené plány.
Asana má tiež 30-dňovú skúšobnú dobu. Pravidlá zrušenia sú rovnaké, čo znamená, že skúšobnú verziu môžete kedykoľvek ukončiť. Tu je postup, ako zrušiť Asana počas bezplatnej skúšobnej verzie:
- Prejdite do Správcovskej konzoly.
- Otvorte kartu Fakturácia.
- Kliknutím na „Zrušiť skúšobnú verziu“ ukončíte svoje bezplatné predplatné.
Ďalšie často kladené otázky
1. Ako vymažem ásanu?
Bezplatné skúšobné obdobia sú skvelým spôsobom, ako zistiť, či vám niečo funguje. Ak sa ukáže, že Asana nie je podľa vašich predstáv, môžete svoj účet deaktivovať. Postup:
1. Prihláste sa do svojho účtu a prejdite do časti „Nastavenia profilu“.
2. Otvorte kartu Účet.
3. Vyberte možnosť „Deaktivovať účet“.
Pamätajte, že táto akcia je nezvratná. Keď sa rozhodnete pre deaktiváciu, stratíte všetky údaje z tohto účtu. Ak zmeníte názor na Asana, musíte sa znova prihlásiť.
Ak ste boli členom organizácie alebo pracovného priestoru, nemusíte sa obávať prerušenia projektu. Všetky úlohy zostanú nedotknuté, aj keď svoj účet odstránite.
2. Ako odstránite pracovný priestor v čete?
Asana samozrejme nie je jediný softvér na prácu na diaľku. Huddle je ďalšie riešenie pre riadenie projektov, ktoré ponúka podobné nástroje na spoluprácu. Môžete ho použiť na zariadeniach so systémom iOS aj Android a ponúka mesačné predplatné.
Podobne ako v Asane môžete zdieľať svoje súbory vytvorením pracovného priestoru pre svoj tím. Členovia si potom môžu prispôsobiť pracovný priestor podľa svojich predstáv a pozvať ďalších ľudí, aby sa pripojili. Tu je postup, ako vytvoriť nový pracovný priestor v čete:
1. Prihláste sa do svojho účtu a otvorte informačný panel.
2. Nájdite tlačidlo „Vytvoriť nový pracovný priestor“ a kliknite naň.
3. Vyberte účet pre pracovný priestor a kliknite na „Ďalej“.
Po dokončení krokov môžete začať odosielať pozvánky.
Na rozdiel od Asany vám Huddle umožňuje vymazať zdieľaný priestor po dokončení projektu. Povolenie na to však majú iba správcovia účtov. Tu je postup, ako odstrániť pracovný priestor v čete:
1. Prejdite do svojho profilu. Kliknutím na šípku v pravom hornom rohu otvoríte rozbaľovaciu ponuku.
2. Prejdite do časti Nastavenia účtu > Pracovný priestor.
3. Nájdite pracovný priestor, ktorý chcete odstrániť. V zozname akcií vyberte možnosť „Odstrániť“.
4. Potvrďte.
Po odstránení pracovného priestoru v čete to už nemôžete vrátiť späť. Pred odstránením pracovného priestoru sa uistite, že sú dokončené všetky úlohy.
Poctivá denná práca
Práca na diaľku nebola nikdy jednoduchšia vďaka širokej škále softvéru na riadenie projektov. Asana je určite na vrchole zoznamu, pokiaľ ide o nástroje na spoluprácu a užívateľsky prívetivé rozhranie.
Vytvorenie pracovného priestoru je skvelý spôsob organizácie, najmä pokiaľ ide o väčšie projekty. Aj keď ho po dokončení úlohy nemôžete doslova vymazať, Asana ponúka možnosť deaktivácie.
Používate Asana alebo iný softvér na správu práce? Považujete Workspace za praktický alebo je pre vás prekážkou? Komentujte nižšie a podeľte sa o svoje skúsenosti so spoluprácou na diaľku.