Pravdepodobne jednou z najlepších funkcií, ktoré Smartsheet ponúka, je vytváranie projektových správ. Umožnenie projektovým manažérom pracovať s údajmi z rôznych hárkov v jednom zobrazení môže skutočne ušetriť čas. Tento proces sa však môže zdať náročný pre tých, ktorí nikdy nevytvárali prehľady alebo len začali používať Smartsheet. Ak patríte do ktorejkoľvek z týchto dvoch kategórií, ste na správnom mieste.
V tejto podrobnej príručke vám povieme všetko, čo potrebujete vedieť o vytváraní zostavy v aplikácii Smartsheet. Budete vedieť, aké sú rôzne typy prehľadov a ako ich nakonfigurovať.
Ako vytvoriť správu v Smartsheet na PC?
Každý úspešný projektový manažér musí vedieť, ako efektívne vykonávať multitasking. Držať krok s prebiehajúcimi úlohami, týždenným predajom alebo inými projektmi môže byť skľučujúce bez včasných správ o každej z týchto činností. Zostavy sú užitočné najmä pri zodpovedaní kľúčových obchodných otázok a pri správe a sledovaní pracovného toku.
Všetky údaje v zostave môžete upraviť, zhrnúť alebo zoradiť. Po úspešnom vytvorení ho môžete odoslať, zdieľať alebo zverejniť so svojimi kolegami alebo zainteresovanými stranami.
V počítačovej aplikácii prehliadača Smartsheet môžete vytvoriť dva základné typy prehľadov: Súhrnné prehľady riadkov a hárkov.
Prehľady riadkov okamžite zhromažďujú údaje o riadkoch z rôznych hárkov. Vďaka týmto reportom môžete získať prehľad o všetkých nedokončených úlohách, platbách, ktoré neprešli, alebo akýchkoľvek iných informáciách naskladaných do riadkov.
Výkaz Súhrn hárkov zobrazuje súhrnné informácie o poli na rôznych hárkoch. Je to vynikajúci nástroj na získanie podrobného prehľadu o rôznych projektoch.
Riadkové a súhrnné zostavy môžete vytvárať v nástroji Report Builder v aplikácii prehliadača Smartsheet pre počítače. Tento proces zahŕňa pomerne málo krokov, ale pre tých, ktorí pozorne dodržiavajú nižšie uvedené pokyny, budú hračkou:
Správa riadkov
Krok 1: Vytvorenie zostavy riadkov
- Prihláste sa do svojho účtu prehliadača Smartsheet na pracovnej ploche.
- Prejdite na znak ponuky v ľavom hornom rohu okna.
- Kliknutím na znamienko plus vstúpite do Centra riešení.
- Kliknite na „Vytvoriť“ na ľavom bočnom paneli.
- Zo zobrazených možností vyberte „Nahlásiť“.
- Zobrazí sa okno s výzvou na zadanie názvu správy a výber typu správy.
- Vyberte „Riadkový prehľad“ a kliknite na „OK“.
Teraz budete musieť svoj prehľad nakonfigurovať, aby ste ho mohli používať.
Krok 2: Konfigurácia zostavy riadkov
Na konfiguráciu prehľadu riadkov použite karty v hornom paneli nástrojov. Môžete nakonfigurovať nasledovné: Zdrojové hárky, Stĺpce na zobrazenie, Kritériá filtra, Skupina, Súhrn, Zoradiť. Napríklad na karte Kritériá filtra si môžete vybrať podmienky, ktoré sa majú zobraziť v prehľade. Môžete filtrovať podľa komentárov, oddelenia, popisu, priradených k a oveľa viac.
Krok 3: Triedenie výsledkov zostavy riadkov
Základnou súčasťou vytvárania riadkovej zostavy je triedenie výsledkov podľa polí:
- Kliknite na sekciu „Zoradiť“ v ponuke panela s nástrojmi.
- Vyberte pole, podľa ktorého chcete prehľad zoradiť.
- Vyberte „Zoradiť zostupne“ alebo „Zoradiť vzostupne“ podľa toho, ako chcete zoradiť výsledky.
Ak chcete pridať ďalšie kritériá triedenia, kliknite na možnosť „Zoradiť podľa iného stĺpca“. Výsledky zostavy môžete zoradiť maximálne podľa troch polí.
Ako vytvoriť správu v aplikácii Smartsheet pre iPhone?
Aplikácia Smartsheet pre iPhone vám umožňuje pristupovať a upravovať informácie vo všetkých dostupných hárkoch a zostavách. To môže byť skutočným záchrancom, keď ste vonku bez počítača, a dostanete úlohu improvizovanej konfigurácie údajov, ktorú je potrebné vykonať okamžite.
Mobilná aplikácia Smartsheet však používateľom neumožňuje vytvárať nové prehľady. Ako sa odporúča na ich webových stránkach, najlepšie je používať aplikáciu s predtým nastavenými prehľadmi alebo hárkami. Verziu pre stolné počítače by ste mali použiť na nastavenie zostavy alebo zostavenie automatizácie, použitie vzorcov a ďalšie administratívne zmeny. Ak ste správcom alebo vlastníkom listu, môžete v telefóne vykonávať zmeny v stĺpcoch.
Ako vytvoriť prehľad v aplikácii Smartsheet pre Android?
Prístup k prehľadom Smartsheet na vašom zariadení so systémom Android môže byť prekvapivo pohodlný, najmä keď je váš počítač mimo dosahu. Aplikácia Smartsheet pre Android bohužiaľ stále nepodporuje vytváranie nových prehľadov.
Pomocou zariadenia Android môžete kedykoľvek pristupovať ku všetkým prehľadom vo svojom pracovnom priestore. Stĺpce môžete upraviť aj vtedy, ak ste vlastníkom alebo správcom prehľadu. Vytváranie nových zostáv, hárkov alebo prácu s akýmikoľvek administratívnymi zmenami sa najlepšie vykonáva vo verzii Smartsheet pre stolné počítače.
Ako vytvoriť súhrnnú správu v Smartsheet?
Vytvorenie súhrnnej správy umožňuje tímom zhromaždiť špecifické polia súhrnu z rôznych hárkov na jednom mieste. Každému to umožní nájsť dôležité informácie a údaje v zobrazení na úrovni portfólia. Údaje potom môžete jednoducho spájať do skupín, sumarizovať informácie pomocou funkcií a oveľa viac.
Pred vytvorením súhrnnej zostavy v hárku Smartsheet by ste mali vedieť:
- Súhrnné polia vo všetkých hárkoch, ktoré plánujete zahrnúť, musia byť pomenované konzistentne. Aplikácia vylúči informácie pre konkrétny súhrn, ak existujú čo i len najmenšie rozdiely v medzier alebo pravopise.
- Použite rovnaké typy polí pre všetky súhrny, ktoré zhromažďujú rovnaké údaje. Chcete, aby všetky stĺpce mali formát meny, ak napríklad zhromažďujete informácie o peniazoch. Pomôže vám to vyhnúť sa duplicitným stĺpcom prehľadu. Ak by niektoré polia boli iba čísla a iné meny, skončili by ste s dvoma stĺpcami – jedným pre každý typ poľa.
Tu je postup, ako vytvoriť súhrnný prehľad v hárku Smartsheet:
- Spustite aplikáciu Smartsheet v prehliadači na počítači.
- Prejdite na panel s ponukami v pravom hornom rohu. Je to menu s tromi vodorovnými čiarami.
- Vyberte „Centrum riešení“, ktoré sa zobrazuje ako znamienko plus.
- Kliknite na tlačidlo „Nahlásiť“.
- Zobrazí sa výzva na zadanie názvu prehľadu a výber typu prehľadu.
- Vyberte možnosť „Súhrnný výkaz hárku“.
- Kliknite na „OK“.
- (Voliteľné, možno vykonať neskôr) V časti „Zdrojové hárky“ vyberte zdrojové hárky, ktorých polia súhrnu hárkov chcete zahrnúť.
- (Voliteľné, možno vykonať neskôr) V časti „Polia na zobrazenie“ zadajte stĺpce, ktoré sa majú zobraziť. Toto sú súhrnné polia, ktoré chcete pridať.
Súhrnnú zostavu hárka môžete pridať priamo na svoj informačný panel pomocou miniaplikácie zostavy. Údaje zo zostavy môžete tiež vizualizovať do tabuliek alebo grafov a uľahčiť tak svojim kolegom prístup k informáciám.
Ak chcete vytvoriť zobrazenie portfólia všetkých zahrnutých údajov, musíte definovať, aké informácie sa majú stiahnuť do súhrnnej správy. Môžete to urobiť tak, že prejdete cez nastavenia panela s nástrojmi:
- Zdrojové hárky: Zadajte, ktorý hárok a súhrn hárkov sa majú zahrnúť do zostavy.
- Stĺpce na zobrazenie: Vyberte súhrnné pole, ktoré chcete zahrnúť do zostavy.
- Kritériá filtra: Nastavte parametre pre informácie zobrazené v správe.
- Skupina: Usporiadajte riadky zoskupením podobných údajov do logických klasifikácií.
- Zhrnúť: Extrahujte základné informácie zo správy.
- Zoradiť: Vyberte spôsob zoradenia súhrnných údajov zostavy.
Ak chcete použiť všetky tieto zmeny, kliknite na „Uložiť“ v pravom hornom rohu okna aplikácie. Potom budete môcť vidieť všetky informácie, ktoré splnili kritériá vybraté vyššie.
Ako vytvoriť správu o stave v Smartsheet?
Správy o stave pomáhajú sumarizovať celkový priebeh projektu a ich hlavným cieľom je informovať každého o prebiehajúcich zmenách a možných rizikách alebo prekážkach. Našťastie má Smartsheet množstvo bezplatných šablón, ktoré môžete použiť na vytvorenie podrobnej správy o stave. Nájdete ich na tejto stránke.
Môžete si tiež vytvoriť vlastnú správu o stave a inšpirovať sa iba šablónami. Tu sú niektoré zo základných častí, ktoré by ste mali zahrnúť do správy o stave:
- Názov projektu. Tu napíšete názov projektu. Názov by mal byť dostatočne jasný pre všetky zainteresované strany, ktoré by si mohli pozrieť správu o stave.
- Projektový manažér. Meno osoby zodpovednej za projekt.
- Projektové obdobie. Časové obdobie, na ktoré sa projekt vzťahuje.
- Dátum ukončenia. Tu by ste mali napísať dátum dokončenia projektu. Ak neexistuje presný dátum splatnosti, môžete napísať odhadovaný.
- Rozpočet. Aký je stav rozpočtu vášho projektu? Tu zadávate, či je to na cieľ alebo nie.
- Rozvrh. Tu si zapíšete stav harmonogramu vášho projektu. Existujú nejaké prekážky na ceste alebo je zatiaľ všetko v poriadku?
- kvalita. Tu môžete zadať, či je projekt úspešný alebo sa prikláňa k riziku.
- Rozsah. Zapíšte si rozsah projektu a či bol ten pôvodný príliš veľký alebo malý.
- Riziká. Napíšte o všetkých rizikách, ktorým bol váš projekt vystavený. Aký je ich stav teraz?
- Zátarasy. Uveďte všetky ostatné prekážky, ktoré by mohli zasahovať do vášho projektu.
Tieto časti budú viac než dostatočné na vytvorenie prehľadnej správy, ktorá bude sledovať všetky fázy úspechu projektu.
Vytvorenie zostavy v Smartsheet
Vytváranie správ na sledovanie priebehu projektu je nevyhnutné na zabezpečenie podrobného, kompaktného a časovo úsporného pracovného postupu. Kombináciou údajov z viacerých hárkov do jedného zobrazenia portfólia môžete jednoducho zdieľať kľúčové informácie so zainteresovanými stranami. Pomocou aplikácie Smartsheet to môžete urobiť. Dúfajme, že po prečítaní nášho sprievodcu budete môcť zostavy v Smartsheet vytvárať sami.
Aký typ správy považujete za obzvlášť užitočný pre riadenie projektov? Podeľte sa o svoje myšlienky a skúsenosti v sekcii komentárov nižšie.