Obrázok 1 z 9
Pokiaľ ide o vytláčanie každodenných dokumentov, zriedka sa treba vydať za kartu Domov v programe Word. Ale v rozhraní je množstvo ďalších nástrojov, ktoré čakajú na objavenie. Tieto funkcie nie sú v skutočnosti „tajné“, ale mnohí používatelia ich nikdy nenájdu – a mohli by vám ušetriť značný čas a námahu.
Nižšie uvádzame našich 20 najdôležitejších funkcií programu Word, ktoré sa dajú ľahko prehliadnuť. Mnohé z nich sú vo Worde už desaťročie alebo viac a možno ich nájsť v ponukách Wordu XP a Wordu 2003, ale my sa zameriame na rozhranie s páskou z Wordu 2007 a vyššie, ktoré bolo napokon vynájdené, aby pomohlo používatelia nájdu ezoterickejšie funkcie softvéru.
1. Vyberte položku Podobné formátovanie
V ideálnom svete by mal každý prvok vo vašom dokumente priradený štýl. Ak ste sa však spoliehali na lokálne formátovanie, stále je ľahké vykonávať globálne zmeny. Sekcia Úpravy úplne vpravo na karte Domov obsahuje praktickú možnosť „Vybrať všetok text s podobným formátovaním“. To vám umožní jednoducho zvýrazniť všetky vaše ad hoc nadpisy, titulky a tak ďalej naraz a vyladiť ich vzhľad jedným ťahom – alebo použiť štýl pre jednoduchšiu správu v budúcnosti.
2. Panel schránky
Panel schránky ponúka pohodlný spôsob, ako mať v schránke viac ako jeden prvok naraz. Kliknutím na malú vyskakovaciu ikonu v sekcii Schránka na karte Domov ju otvoríte. Zapamätá si až 24 posledných operácií vystrihnutia a kopírovania a kliknutím na ktorúkoľvek z nich ju prilepíte na miesto vloženia. Rozbaľovacia ponuka Možnosti v spodnej časti vám umožňuje ovládať, kedy sa zobrazí panel Schránka; jednou z možností je, že sa zobrazí, keď dvakrát stlačíte Ctrl+C.
3. Preložiť
Slovo recenzia | Funkcia prekladu odošle text vášho dokumentu na webovú stránku Microsoft Translator a zobrazí preklad v okne prehliadača. Vo Worde 2010 a 2013 môžete tiež aktivovať Revízia | Preložiť | Mini Translator, ktorý po umiestnení kurzora myši nad vybranú pasáž textu zobrazí skrytý popis; presuňte naň ukazovateľ, aby ste videli kontextový preklad vo vami zvolenom jazyku. Na výber sú desiatky jazykov: prehliadajte ich výberom možnosti Vybrať jazyk prekladu z rozbaľovacej ponuky Preložiť.
4. Kerning
Profesionálny softvér na publikovanie na počítači podporuje kerning – selektívnu úpravu medzier medzi znakmi, aby bol text esteticky príjemnejší. Word to v predvolenom nastavení nerobí, ale možno ho zapnúť kliknutím na ikonu kontextového okna v sekcii Písmo na karte Domov a začiarknutím políčka „Kerning pre písma“; do poľa napravo zadajte minimálnu veľkosť bodu. Ak však použijete kerning na drobné písma, môžu sa zdať, že písmená sa spájajú, čo znižuje čitateľnosť.
Pre jednoduchší prístup použite klávesovú skratku CTRL+D alebo CMD+D na Macu. Táto skratka vás prenesie priamo na obrazovku Písma bez ohľadu na verziu, ktorú používate. Používatelia programu Word 2007 alebo starších budú musieť skontrolovať možnosť Rozstup znakov. Ak používate novšiu verziu, vyberte kartu „Rozšírené“ v hornej časti kontextového okna, ako je uvedené vyššie.
5. Vložte graf
Ak chcete do dokumentu zahrnúť graf programu Excel, nemusíte opustiť Word. Výber Vložiť | Graf vo Worde otvorí miniatúrne zobrazenie Excel, v ktorom môžete upravovať alebo importovať svoje údaje. Po dokončení stačí zavrieť okno programu Excel – zobrazí sa vo forme grafu v programe Word. Karty Nástroje grafu v hornej časti okna programu Word vám poskytujú plnú kontrolu nad dizajnom a vzhľadom grafu, takže Excel nemusíte spúšťať manuálne.
6. SmartArt
SmartArt vám pomáha ilustrovať procesy a vzťahy prostredníctvom takmer 200 vopred navrhnutých rozložení pre pyramídové organizácie, cykly, hierarchie, matice a ďalšie. Ak ho chcete použiť vo Worde, jednoducho kliknite na Vložiť | SmartArt a vyberte šablónu. Potom zadajte svoje štítky do plávajúceho panela, ktorý sa zobrazí, a potiahnutím rukovätí zmeňte veľkosť obrázka SmartArt. Ak chcete, aby sa vznášal nad dokumentom, môžete to jednoducho dosiahnuť vytvorením textového poľa (cez Vložiť | Textové pole) a vložením obrázka SmartArt do neho.
7. Vložte snímku obrazovky
Ak píšete návod – alebo jednoducho chcete jednoduchý spôsob, ako do dokumentu vložiť obrázok z iného programu – môžete vybrať oblasť pracovnej plochy systému Windows výberom položky Vložiť | Snímka obrazovky; rozbaľovacia ponuka vám umožňuje priamo importovať akékoľvek otvorené okno ako obrázok. Prípadne môžete vybrať možnosť Orezanie obrazovky, aby ste myšou potiahli obdĺžnik a zachytili prispôsobenú oblasť obrazovky.
8. Vložte rýchle diely
Firmy často potrebujú vytvárať listy a dokumenty, ktoré obsahujú štandardné prvky alebo odseky, ako je napríklad adresa. Pomôcť môže funkcia automatického textu programu Word. Vyberte pasáž textu a potom vyberte Vložiť | Rýchle diely | AutoText | Uložiť výber do galérie automatického textu. Teraz môžete tento text znova vložiť do akéhokoľvek dokumentu tak, že ho vyberiete z ponuky Vložiť | Rýchle diely | Ponuka automatického textu. Môžete tiež nastaviť rýchle časti pre prvky, ako je názov vašej spoločnosti a e-mailová adresa, a v Organizátori stavebných blokov môžete tiež nastaviť šablóny a objekty s rýchlym prístupom.
Majte na pamäti, že táto možnosť nie je v čase písania k dispozícii pre používateľov počítačov Mac.
9. Delenie slov
Ak dovolíte, aby sa nepárne slovo rozlialo cez dva riadky, môže to zlepšiť vzhľad vášho dokumentu. Môže zabrániť tomu, aby sa váš pravý okraj stal príliš nerovnomerným, alebo v úplne zarovnanom texte môže zabrániť tomu, aby sa medzi jednotlivými slovami objavili veľké „ostrovčeky“ bieleho miesta. Word dokáže automaticky deliť slová podľa potreby, ale funkcia je predvolene vypnutá: ak ju chcete povoliť, prejdite na kartu Rozloženie strany a vyberte Delenie slov | Automaticky.
10. Čísla riadkov
Ak sa odvolávate na kód, právne dokumenty alebo dokonca poéziu, možno budete chcieť očíslovať svoje riadky, aby ste ich uľahčili. Nástroj číslovaného zoznamu vo Worde použije nastavenia odsadenia, ktoré nemusia zodpovedať vašim požiadavkám: vyberte Rozloženie strany | Namiesto toho čísla riadkov a Word použije úhľadné číslovanie na okraji dokumentu. V predvolenom nastavení sa číslovanie riadkov použije na celý dokument, ale výberom položky Čísla riadkov | „Potlačiť pre aktuálny odsek“.
11. Digitálne podpisy
Nie je vždy zrejmé, či je digitálny dokument autentickým originálom. Ak chcete podpísať dokument osobným šifrovacím kľúčom, prejdite na kartu Súbor (alebo na orb v programe Word 2007), vyberte položku Chrániť dokument a vyberte možnosť „Pridať digitálny podpis“; pred pridaním podpisu sa zobrazí výzva na uloženie dokumentu. Podpis bude automaticky znehodnotený, ak sa dokument zmení, takže jeho prítomnosť je zárukou pravosti. Ak chcete pozvať niekoho iného, aby podpísal dokument, prejdite na kartu Vložiť a v časti Text vyberte riadok s podpisom.
12. Vodoznak
Keď dávate do obehu koncept dokumentu alebo zdieľate niečo súkromné s kolegom v práci, je užitočné mať na stránku možnosť pridať vodotlač, aby ste na prvý pohľad videli, o aký typ dokumentu ide. Rozbaľovacia ponuka Vodoznak na karte Rozloženie stránky vám umožňuje pridať veľký sivý vodoznak s nápisom „NÁVRH“, „DÔVERNÉ“ alebo „URGENTNÉ“ dvoma kliknutiami. Ak chcete umiestniť vlastný text alebo obrázok, vyberte možnosť Vlastný vodoznak.
Používatelia počítačov Mac budú musieť na prístup k možnosti Vodoznak použiť kartu „Vložiť“ v hornej časti obrazovky počítača.
13. Citácie
V prípade akademických prác vám Word môže tiež pomôcť spravovať vaše citácie. Na karte Referencie nájdete tlačidlo Spravovať zdroje; tu môžete zadať podrobnosti o každom diele, na ktoré odkazujete, a potom naň vložiť odkazy kliknutím na rozbaľovaciu ponuku Vložiť citáciu. Môžete si vybrať formát citácie zo 14 uznávaných štýlov vrátane štandardov APA a MLA a na konci si jedným kliknutím vygenerujete bibliografiu.
14. Makrá
Skriptovacie rozhranie balíka Office je prinajmenšom sofistikované, ale ak chcete automatizovať jednoduchú, opakujúcu sa úlohu, nie je potrebné zadávať riadok kódu. Na karte Zobraziť kliknite na rozbaľovaciu ponuku Makrá a vyberte možnosť Zaznamenať makro. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, vyberte tlačidlo alebo klávesovú skratku (nezabudnite potvrdiť svoj výber kliknutím na tlačidlo Priradiť); potom vykonajte úlohu, ktorú chcete automatizovať. Po dokončení sa vráťte do rozbaľovacej ponuky a vyberte možnosť Zastaviť nahrávanie. Teraz stlačením zvoleného tlačidla alebo kombinácie kláves kedykoľvek zopakujete operácie, ktoré ste zaznamenali.
15. Obrysový pohľad
Ak používate Word pre veľký projekt, ako je napríklad vysokoškolská dizertačná práca alebo román, môže byť užitočné rozdeliť dokument do sekcií a podsekcií. Prejsť na Zobraziť | Obrys pre prístup k hierarchickému zobrazeniu, ktoré vám umožňuje označiť nadpisy a zbaliť hlavný text pod nimi; získate tak jasný prehľad o dokumente, ktorý možno bez námahy reorganizovať presúvaním sekcií. Do jedného hlavného projektu môžete zhromaždiť aj niekoľko dokumentov: kliknite na položku Zobraziť dokument v časti Hlavný dokument na karte Náčrt a importujte alebo vytvorte vedľajšie dokumenty.
16. Farba stránky
Ak chcete, aby váš dokument vynikol, môžete použiť rozloženie strany | Rozbaľovacia ponuka Farba stránky na premytie pozadia; vyberte Efekty výplne a môžete pridať vzory a textúry. Výplne a vzory sa automaticky použijú na všetky strany dokumentu. Aj keď ich môžete vidieť na obrazovke, nie sú vytlačené, takže nebudú narúšať čitateľnosť vašich tlačených kópií.
Niektorí používatelia môžu nájsť výber farieb stránky na karte „Návrh“ v závislosti od verzie programu Microsoft Word a systému, ktorý používate.
17. Vložte index
Treťou užitočnou funkciou pre dlhšie práce je možnosť automatického generovania indexu. Ak chcete použiť túto funkciu, musíte najprv označiť svoje odkazy v texte výberom príslušného slova alebo frázy a potom kliknutím na položku Referencie | Vložiť index. Po označení všetkých hesiel kliknutím na položku Vložiť index vytvorte index. Toto bude obsahovať odkazy na inštancie, ktoré ste označili, a samoaktualizačné odkazy na čísla strán, na ktorých sa zobrazujú.
18. Kombinujte a porovnávajte dokumenty
Word dokáže automaticky porovnať alebo skombinovať dva dokumenty: nástroj nájdete v časti Recenzia | Porovnaj. Ak chcete robiť prácu sami, kliknite na Zobraziť | Zobraziť vedľa seba; tým sa vaše dokumenty automaticky umiestnia vedľa seba s rovnakými faktormi priblíženia, takže sa medzi nimi môžete jednoducho pozerať tam a späť. Ak kliknete na tlačidlo Synchrónne posúvanie, budú sa dokonca posúvať nahor a nadol v uzamknutom kroku, keď pohybujete kurzorom alebo posúvate posúvač.
19. Inšpektor dokladov
Tlačoví referenti a štátni úradníci sa v minulosti dostali do horúcej vody pri distribúcii dokumentov s citlivými informáciami vloženými do ich metadát, alebo ktoré je možné obnoviť pomocou možnosti Sledovať zmeny vo Worde. Neurobte rovnakú chybu: v sekcii Informácie na karte Súbor (alebo Orb v Office 2007) nájdete v rozbaľovacej ponuke „Pripraviť na zdieľanie“ výber možností, ktoré vám umožnia skontrolovať skryté informácie (a potvrdiť kompatibilitu s inými vydaniami Wordu).
20. Prispôsobte pásku
Pásové rozhranie bolo navrhnuté tak, aby bolo stabilnejšie ako vysoko prispôsobiteľné rozhranie Office 2003. Ak však vyberiete Súbor | Možnosti | Prispôsobte si pás s nástrojmi, môžete doň pridať nové funkcie a odstrániť tie, ktoré nechcete vidieť. Môžete pridať funkcie, ktoré sa bežne vôbec nezobrazujú – existuje užitočný výber „Príkazy nie sú na páse s nástrojmi“ – a dokonca si môžete vytvoriť svoje vlastné karty. Ak je to príliš komplikované, panel s nástrojmi Rýchly prístup, ktorý sa zobrazuje v hornej časti obrazovky, môžete prispôsobiť pomocou malej šípky rozbaľovacej ponuky na jej pravom konci.
